Dagmara Leonik – 2018-06-08, Rzeczpospolita
ROZLICZENIA Obowiązki, jakie ciążą na podatniku w sytuacji, gdy doszło do zwrotu towaru, zależą od tego, jak została udokumentowana sprzedaż.
Jak wynika z art. 29a ust. 10 pkt 2 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U z 2017 r., poz.1221 ze zm.), podstawę opodatkowania zmniejsza się m.in. o wartość zwróconych towarów i opakowań. W tym celu podatnik musi odpowiednio udokumentować fakt, że rzeczywiście doszło do zwrotu towaru. W zależności od tego, czy sprzedaż została potwierdzona fakturą, czy paragonem inne obowiązki w tym zakresie ciążyć będą na podatniku.
Konieczna korekta
W przypadku, gdy sprzedaż udokumentowana została fakturą, stosownie do przepisu art. 106 j ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT, podatnik wystawia fakturę korygującą. Powyższe wynika również pośrednio z art. 29a ust. 13 ustawy. Zgodnie z tym przepisem m.in. w przypadku zwrotu towarów obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się pod warunkiem posiadania przez podatnika, uzyskanego przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługobiorca otrzymał fakturę korygującą, potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę, dla którego wystawiono fakturę. Skoro zatem nie można obniżyć podstawy opodatkowania – w związku ze zwrotem towarów – bez faktury korygującej, to znaczy, że w tego rodzaju sytuacjach istnieje obowiązek jej wystawienia. Faktura korygująca powinna zawierać:
- wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”;
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca ( określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6 u.p.t.u.) oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
- przyczynę korekty;
- jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
- w przypadkach innych niż wskazane wyżej, trzeba wskazać prawidłową treść korygowanych pozycji.
Trzeba mieć potwierdzenie
Podatnik musi posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Możliwość obniżenia podstawy opodatkowania uzależniona została od posiadania potwierdzenia otrzymania faktury obniżającej tę podstawę. Przepisy ustawy o VAT w sposób enumeratywny określają sytuacje, w których nie jest wymagane posiadanie potwierdzenia odbioru fraktury korygującej. W art. 29 a ust. 15 ustawy wskazano, iż warunku posiadania przez podatnika potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towaru lub usługobiorcę nie stosuje się w przypadku:
- eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej
- dostawy towarów;
dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju; - sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do u.p.t.u.;
- gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.
We wszystkich innych sytuacjach posiadanie potwierdzenia odbioru faktury korygującej jest konieczne.
W praktyce, jeśli nabywca odbiera fakturę korygującą osobiście, wystarczy adnotacja na kopii takiej faktury. Jeśli natomiast faktura korygująca jest wysyłana za pośrednictwem poczty, wówczas warto wysłać ją jako przesyłkę poleconą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Kasa i paragon
Z kolei inny sposób udokumentowania zwrotu towaru wymagany będzie w przypadku, gdy podatnik zaewidencjonował sprzedaż towaru za pomocą kasy rejestrującej i w chwili sprzedaży wydał kupującemu paragon fiskalny. W takiej sytuacji dostawa towaru była udokumentowana paragonem, a nie fakturą, a w konsekwencji podatnik nie będzie miał potwierdzenia otrzymania faktury korygującej, bo tej faktury nie wystawiał.
Szczegółowe kwestie związane ze sposobem ewidencjonowania zwrotu towarów zostały uregulowane w par. 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013, poz. 363). Zgodnie z tym przepisem zwroty towarów i uznane reklamacje towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru, lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru, lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru, lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru, lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Udokumentowanie zwrotu
Protokół zwrotu towaru stanowi obligatoryjny obowiązek. Należy go bezwzględnie sporządzić w przypadku dokonania zwrotu towaru, gdy następstwem jest zwrot należności (całości lub tylko części). Przepisy nie określają obowiązującego podatników wzoru protokołu przyjęcia zwrotu towaru.
W konsekwencji każdy dokument, z którego wynika przyjęcie zwrotu towarów i który jest podpisany przez sprzedawcę i nabywcę, jest takim protokołem. Zgodnie z przyjętą praktyką powinny się tam także znaleźć: numer danego protokołu, dane dotyczące stron transakcji, nazwa towaru, numer paragonu, dokumentującego zakup zwracanego towaru, informacja dotycząca przyczyny zwrotu, adnotacja, czy towar został przyjęty przez sprzedawcę. W sklepach stacjonarnych najczęściej stosuje się formę papierową, jednakże w przypadku sprzedaży internetowej jest to trudne do zrealizowania ze względu na konieczność podpisu obu stron, w związku z czym dopuszcza się możliwość wykorzystania w tym celu skanu lub wersji elektronicznej protokołu zwrotu towaru.
Z powyższego wynika, że podatnik powinien prowadzić odrębną ewidencję, która będzie zawierała określone elementy. Na podstawie takiej ewidencji zwroty towarów ewidencjonuje się następnie w ewidencji sprzedaży VAT oraz uwzględnia w deklaracji VAT ( interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 marca 2014 r., IPPP2/443-46/14-4/KBr).
ZDANIEM AUTORKI
Na gruncie przepisów ustawy o VAT możliwe jest również zmniejszenie obrotu oraz podatku należnego, zewidencjonowanych przy zastosowaniu kasy fiskalnej, w przypadku zwrotu towaru przez klienta, gdy ten ostatni nie dysponuje oryginałem paragonu fiskalnego. Wówczas podatnik udowodnić musi, że konkretny zwrot towarów i należności miał w rzeczywistości miejsce. Uprawnienia do obniżenia podstawy opodatkowania m.in. o wartość zwróconych towarów, jak i zwróconą nabywcy całość lub część zapłaty nie uzależnia się bowiem od posiadania przez sprzedawcę oryginału paragonu z kasy fiskalnej, potwierdzającego zakup towaru. Przepisy rozporządzenia wskazują, iż zwroty towarów, które skutkują zwrotem całości lub części należności (zapłaty) z tytułu sprzedaży, ujmuje się w odrębnej ewidencji zawierającej m.in. „dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Takim dokumentem może być każdy dowód świadczący o dokonanej transakcji, a więc wyciąg z terminala (w przypadku płatności bezgotówkowych) czy też oświadczenie o zagubieniu paragonu fiskalnego. Z kolei możliwość pomniejszenia obrotu m.in. o kwoty odpowiadające wartości zwróconych towarów istnieje wówczas, gdy zwrot towaru jest prawnie dopuszczalny i zwroty te zostały udokumentowane. Z powodu tego, że kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej, należy prowadzić odrębną ewidencję, z której wynikać będzie kwota korekty sprzedaży i podatku należnego przypisana do konkretnego paragonu.
Rzeczpospolita z dnia 08.06.2018 r.
Dagmara Leonik, radca prawny, doradca podatkowy w kancelarii Podniesiński i Wspólnicy
